تعاون روستايي

گزارش كارآموزي IT دفتر سازمان مركزي تعاون روستايي ايران

گزارش كارآموزي IT دفتر سازمان مركزي تعاون روستايي ايران

مقدمه:

در دهه پاياني قرن بيستم و در آستانه ورود به هزاره سوم، ظهور و گسترش فناوري اطلاعات كليه شئونات زندگي و تعاملات اجتماعي را دستخوش تحول نمود. تا حدي كه تمامي جوامع ناگزير از رويكرد به آن شدند. اينترنت شرايط تازه‎اي را پديد آورد كه در آن توليدكنندگان، تامين‎كنندگان، فروشندگان و مشتريان، و تقريباً همه عوامل دست‎اندركار يك چرخه اقتصادي قادر شدند در يك فضاي مجازي مشترك با يكديگر در ارتباط باشند و به تبادل اطلاعات، خدمات، محصولات و پول بپردازند. اينترنت تئوري‎ها و نظريات جديدي را به ميان آورده است كه يكي از مشخصه‎هاي اصلي آنها نگاه تازه‎اي به مقوله كسب و كار است .

به جرأت مي‎توان گفت كه تجارت الكترونيكي يكي از نمودها و كاربردهاي ويژه فناوري اطلاعات است و هم اكنون حجم وسيعي از خريد و فروش‎ها در كشورهاي پيشرفته به شيوه الكترونيكي صورت مي‎پذيرد.

مؤسسات و سازمانهاي گوناگوني تاكنون با هدف ارائه راه‎حل‎هاي نوين جهت تسهيل فرايندهاي مديريتي تشكيل و تأسيس شده‎اند. پورتال‌هاي سازماني به عنوان يكي از اين راه‎حل‎ها تا حدودي توانسته‎اند انتظارات و اميدهاي مديران را در عرصه‎هاي گوناگون مديريت برآورده سازند. معمولاً اولين نگراني مديران يافتن اطلاعات جديد و منابع اطلاعاتي موثق است. پورتال‌هاي سازماني با بررسي نيازهاي اطلاعاتي مديران، مجموعه‎اي از مسيرهاي مطمئن اطلاعاتي را در اختيار آنها مي‎گذارند. از آنجايي كه ارائه خدمات پورتال اساساً مبتني بر شبكه و به ويژه اينترنت مي‎باشد، پورتال‌هايسازماني خدماتي فراتر از آدرس دهي اطلاعات را انجام مي‎دهند كه معمولاً شامل مواردي نظير كاوش، سرويس پست الكترونيك، نظر سنجي، گروههاي خبري و بحث و غيره است. امكان تعامل دو سويه ميان مديران و كاربران (كارمندان و ارباب رجوع) از طريق وب سايت اصلي پورتال و همچنين ديگر كاربران عضو در يك پورتال سازماني، زمينه بهره‎برداري هر چه بيشتر از فرصتهايي را كه در عرصه‎هاي گوناگون پديد مي‎آيند، فراهم ساخته است.

پيدايش پورتال

همچنان كه استفاده از اينترنت در اوايل سال 1994 آغاز شد و سرعت گرفت، تعداد وب سايتها نيز به شدت افزايش پيدا كرد. اين پديده كه به خودي خود تقويت مي‌شد منجر به بروز ضرورت يافتن راهي براي كمك به امر ناوبري يعني جستجو و تحقيق شد. به اين منظور دو نوع از وب سايت‎ها يعني «فهرست‌هاي راهنما» و «موتورهاي جستجو» پا به عرصه ظهور گذاشتند.

فهرست‌هاي راهنما، راهنمايان وب بودند كه متشكل از ويراستاران انساني بوده و براساس مقولات مختلفي مانند هنر، تجارت، خبر، بهداشت و غيره سازماندهي شده بودند.

نتيجه نهايي، معمولاً يك «پيوند» به يكي از صفحات معين وب بود كه اطلاعات مورد نظر كاربر را در خود داشت.

از طرف ديگر، موتورهاي جستجو كلمات كليدي را از روي صفحات وب در بانكهاي اطلاعاتي گردآوري و تنظيم مي‌كردند كه جستجوگران مي‎توانستند به پرس و جو درباره آنها بپردازند. با وجود گسترش و تكامل موتورهاي جستجو همچنان اين سئوال به عنوان يك چالش مطرح بود كه چگونه دقيقاً چيزي را به كاربر بدهيم كه او مي‎خواهد؟ روند تكاملي وبسايت‎ها سبب شد تا به تدريج استراتژي‎هاي خود را از «پيوند دادن سريع كاربران» به«سايتهاي مقصد» تبديل نمايند. در اين مرحله ناظران صنعتي به فهرست‌هاي راهنما وجستجوي اوليه عنوان «پورتال» را دادند. اين اصطلاح را در سال 1997، هالسي مينور كه در آن زمان رئيس CNET بود، ابداع كرد. اين كلمه به همان معناي عادي «دروازه» و «درگاه» است.

در حوزه اينترنت تعريف پورتال ماهيت متغير خود را حفظ كرد. در ساده‎ترين معنا، پورتال دروازه‎اي است به وب. پورتال سكوي پرتابي است كه هر كاربر قبل از رفتن به سراغ مقصدهاي ديگر بايد به صورت يك صفحه مبدأ از آن استفاده كند. مارشاك معاون گروه پاتريشيا سيبولدمي‎گويد: «پورتال‌ها باعث كاهش ميزان پرسه زدن افراد در وب مي‌شوند». در عين حال پورتال‌ها به تدريج تبديل به سايتهايي شدند كه هر كاربر در سراسر روز به منظور مديريت طيف وسيعي از فعاليت‎هاي روزمره خود، به سراغ آنها مي‎رود مانند بررسي كامل تيترهاي خبري، قيمت سهام، ارسال نامه الكترونيكي و پيامهاي دوربرد و پيوستن به تالارهاي گفتگو از اينرو پورتال‌ها وظايف بسيار متفاوتي را انجام مي‎دهند ولي جوهره همگي آنها متشكل از پنج عنصر اصلي است: مديريت، جستجو، محتوا، ايجاد گروههاي كاري و برنامه‎هاي خلاقيت فردي.

از پورتال تا يك محل كار الكترونيكي

پورتال نيز همانند اغلب مفاهيم رايج در فناوري اطلاعات بر اثر اينترنت و شبكه گسترده جهاني پديد آمد. كاربران عادي اينترنت معمولاً در هنگام ناوبري اطلاعات و كاوش موارد درخواستي خود در اينترنت مغلوب اقيانوس عظيم اطلاعات مي‌شدند. در نتيجه وب سايت‌هاي كاوش نظير Yahoo و AOL پديد آمدند تا به كاربران در يافتن مقاصد اينترنتي مورد نظرشان كمك كنند. اين پورتال‌هاي اوليه هيچگونه امكان تنظيم شخصي را به كاربران خود ارائه نمي‌كردند، بنابراين انتظار چنداني نداشتند كه كاربران آنها همچنان به آنها وفادار باقي بمانند و از سايتي به سايت ديگري نروند.

پورتال‌ها اين وضعيت را با ارائه امكانات تنظيم شخصي به نحو چشمگيري تغيير دادند و كاربران آنها مي‌توانستند موضوعات درخواستي خود را مطابق سليقه، اولويت‌ها يا نيازهاي شخصي تغيير دهند و پيوندهاي مطلوبي را در ارتباط با موضوعات مختلف نظير اخبار، اطلاعات بازار بورس و سهام، تيم‌هاي ورزشي مورد علاقه، اوضاع جوي و هواشناسي و غيره به صورت متمركز و در يك جا در اختيار داشته باشند. اين ويژگي پورتال‌ها سبب شد تا كاربران آنها نوعي تعلق خاطر به آنها پيدا كنند و هر كاربر مرتباً به پورتال شخصي خود مراجعه نمايد. همين امر سبب شد تا همان وب سايت‌هاي كاوش اوليه يعني Yahoo و AOL با افزودن قابليت‌هاي بيشتر به صفحات اصلي خود مانند امكان ارسال سريع پيام‌هاي كوتاه، گروههاي بحث، صفحات شخصي رايگان، آلبوم‌هاي عكس‌هاي شخصي و خانوادگي و سرويس‌هاي رايگان پست الكترونيكي كارايي و بهره‌وري خود را افزايش دهند و در نتيجه وفاداري بيشتري را از سوي كاربران هميشگي خود دريافت نمايند. بدين ترتيب بر اساس مطالعات به عمل آمده روشن شد كه كاربران به هنگام مراجعه به اين وب سايت‌ها وقت بيشتري را نسبت به گذشته صرف ديدن صفحات گوناگون آنها مي‌كنند .

كاربران سازماني و به ويژه مديران نيز به اين نتيجه رسيدند كه از همان  ابليت‌هاي پورتال‌هاي اينترنتي براي مديريت منابع سازماني خود اعم از منابع اطلاعاتي و انساني (پرسنل) استفاده نمايند كه البته يافتن اينگونه منابع اطلاعاتي (به لحاظ تخصصي بودن وظايف سازمانها) در اينترنت كار دشواري به نظر مي‌آمد. افزودن ابزارهاي همكاري، تعامل با سيستم‌هاي تبادل، گسترش امكانات به تجهيزات ارتباط از راه دور همزمان با جذب كاربران و مشتريان جديد و مرتبط ساختن شركاء و تأمين كنندگان به يك وب سايت مشترك، سبب شد تا پورتال در مسير تكاملي خود تبديل به يك فضاي كسب و كار الكترونيكي شود. اين امر راهي را براي كاربران فراهم مي‌كند تا به وسيله آن منابع، روابط و زنجيره ارزش يك سازمان را جهت انجام بهتر مشاغلشان مديريت كنند.

پورتال‌هاي سازماني

از اوايل سال 1997 كه استفاده از پورتال‌ها در عرصه‎هاي مختلف كاوش و بازيابي اطلاعات در اينترنت مورد توجه قرار گرفت، بسياري از سازمانهاي تجاري و  غيرتجاري به فكر طراحي و ايجاد پورتال‌هاي سازماني براي خود و پرسنل و كاربران يا به عبارت بهتر مشتريانشان افتادند. شركت‎هايي مانند مايكروسافت  و آي بي ام  هم وارد اين ميدان شدند كه اين رقابت همچنان ادامه دارد.

پورتال‌هاي سازماني اساساً با دو هدف طراحي و در سطح سازمانها مستقر شدند. اين دو هدف شامل مديريت متمركز اطلاعات تجاري در سازمانها و ارائه خدمات اطلاعاتي روزآمد مي‎باشند. پورتال‌هاي سازماني از يك سو امكان مديريت متمركز در سازمان را براي مديران و معاونان مؤسسات و سازمانها فراهم مي‎كنند و پنجره اي شفاف از سازمان را در مقابل چشم آنها قرار مي‎دهند و از سوي ديگر كاربران و مشتركين خود را از آخرين اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه‎هاي كاري و تجاري آگاه مي‎سازند. اين پورتال‌ها علاوه بر اطلاع‎رساني زمينه‎هاي تعامل ميان مديران و كارمندان و مشتريان يا كاربران را ايجاد مي‎نمايند. محيط شبكه‎اي پورتال‌هاي سازماني به گونه‎اي طراحي مي‎شود كه يك كاربر پس از ورود به آنها خود را در فضاي مجازي يك محيط تجاري يا كاري مي‎ يابد و علاوه بر انجام امور اجرايي و تجاري در سراسر اوقاتي كه در اين محيط به سر مي‎برد.

احساسي از لذت را همراه با آموزش تجربه مي‌نمايد. يكي ديگر از ويژگي‎هاي پورتال‌هاي سازماني اين است كه كاربران با مشاركت در فعاليت‎هاي مبتني بر شبكه  خلاقيت‎هاي فردي را در خود پرورش مي‎دهند. امكانات تنظيم شخصي‎  كه معمولاً در هر پورتال سازماني پيش‎بيني و ارائه مي‎شود ضمن به چالش گرفتن تجربيات فردي كاربران در كار با امكانات شبكه‎اي و بسترهاي ارتباطي، زمينه‎هاي خلاقيت آنها را به شيوه‎اي كاربردي ايجاد مي‎نمايد.

قابليت‎هاي موجود در پورتال‌هاي سازماني نظير كاوش، فهرستهاي موضوعي، سرويس‎هاي صفحات زرد براي يافتن شركت‎هاي محلي، سرويس‎هاي يافتن افراد براي رديابي شماره تلفن‎ها يا آدرس‎هاي پست الكترونيكي، تيترهاي خبري، قيمت سهام، نتايج ورزشي، پيش‎بيني وضع هوا، اطلاعات مسافرتي و پروازي، فهرست رويدادهاي محلي، گروهاي بحث و گفتگو، تابلوي پيامها، سرويسهاي ار سال و دريافت سريع پيامها، آگهي‌ها و پيشنهادهاي تجاري، دفترچه‎هاي آدرس، تقويم و ديگر قابليت‎هاي كاربردي حقيقتاً آنها را تبديل به محيط‎هاي شبكه‎اي كرده‎اند كه كاربران پس از چند مورد استفاده و بهره‎برداري از آنها ديگر نمي‎توانند از عضويت در آنها چشم‎پوشي كنند. اين به معني وابسته نمودن كاربران به يك محيط خاص شبكه‎اي نيست، بلكه به معني ايجاد اعتماد در كاربران و مشتريان جهت مراجعه آنها به يك محل خاص در اينترنت به منظور انجام امور تجاري و اداري است.

امروزه روشن شده است كه كاربران پورتال‌هاي سازماني حدود يك سوم از زمان خود را صرف انجام جستجو، يك سوم را صرف پيامها و مشاركت در تالارهاي گفتگو و يك سوم ديگر را صرف دستيابي به ديگر محتويات مي‎كنند. امكانات ارتباط از راه دور نظير سيستم پيام كوتاه كارايي پورتال‌هاي سازماني را چند برابر ساخته است. كاربران اين پورتال‌ها ديگر حتي براي ارتباط با پورتال مورد نظر نياز به حضور

فيزيكي در محل كار يا منزل جهت استفاده از رايانه شخصي ندارند، بلكه مي‌توانند از طريق تلفن همراه خود و ديگر تجهيزات ارتباطي بي‎سيم نسبت به امور اداري و بازرگاني خود واكنش‎هاي مناسب و به موقعي را نشان دهند. به عبارت ديگر پورتال‌ها قادر به بهره‎برداري مفيد و مؤثر از فناوري‎هاي بي‎سيم جهت برآورده ساختن نيازهاي ارتباطي مشتركين خود شده‎اند. همه اينها كارايي پورتال‌هاي سازماني را بيش از گذشته نمايان ساخته‌اند.

انواع پورتا ل

پورتال را مي توان  بر حسب محتوا و مخاطب طبقه بندي كرد :

محتوا :

 "چه سيستم و اطلاعاتي توسط پورتال ارائه مي شوند ؟"

• پورتالهاي اطلاعاتي ( Information Portal ):
• پورتالهايي هستند كه بيشتر اطلاعات استاتيك موجود در منابع مختلف را گردآوري كرده و نمايش مي دهند.
• پورتالهاي كاربردي ( Application Portal ) :
• پورتالهايي هستند كه بيشتر ارائه دهنده سرويس هستند .

مخاطب  :

" مخاطب  پورتال چه كسي است ؟ "

• پورتال افقي ( Horizontal Portal - Hortal ):
• پورتال هاي افقي پورتال هايي هستند كه محدودة تحت پوشش آنها بسيار زياد است. به عنوان مثال وبگاه ياهو يك پورتال افقي است كه تقريباً اكثر موضوعات مورد علاقه مردم را پوشش مي دهد و ارائه دهنده اطلاعات و سرويسهاي مختلفي است ، و افراد مختلف را پاسخگو مي باشد به عنوان مثال پورتالي كه در آن خريد و فروش كالاهاي مختلفي صورت مي گيرد .

پورتال عمودي ( Vertical Portal- Vortal ) :

پورتال هاي عمودي پورتال هائي هستند كه دامنه شمول آنها يك موضوع يا يك صنعت خاص است. اين پورتال ها داراي محدوده تحت پوشش كم ولي داراي عمق زيادي هستند. بدين معني كه روي يك موضوع خاص تعمق دارند و به صورت تخصصي بدان پرداخته اند. بر روي عناوين خاص و يا سرويسهاي خاص تمركز دارد و پاسخگوي گروه خاصي مي باشد . به عنوان مثال پورتالي كه به خريد و فروش محصولات يك صنعت خاص و اخبار همان صنعت اختصاص مي يابد .

پورتالهاي تجاري( Commercial Portal ):

اين پورتالها براي كار با مشتريان و شركتهاي همكار بكار برده مي شوند. اين پورتالها با پاسخ مناسب به مشتريان و اراية اطلاعات شخصي و امكانات مقايسه اي محيطي مناسب براي خريد را فراهم مي سازند.

پورتالهاي سازماني ( Enterprise Portal):

همكاري هاي درون سازماني را شامل مي شوند.به عبارت ديگر اين پورتالها دسترسي پرسنل به اطلا عات و محيط  كاري لازم براي انجام كارشان و همچنين به سيستمهاي سازماني را فراهم و كنترل مي كند.

هدف از طراحي و پياده سازي پورتال، ايجاد وبگاهي واحد، جهت دستيابي به اطلاعات و خدمات تمامي وبگاه هاي دولتي و بخشي از سازمان هاي غيردولتي، بدون نياز به مراجعه مستقيم به تك تك آنها است. اين درگاه به عنوان نقطه واحد و اصلي، به معرفي امكانات و توان مندي ها مي پردازد. هدف اصلي طراحي يك درگاه جامعه، تعاملي و پويا است تا به سهولت جهت اطلاع رساني و خدمات رساني مورد استفاده قرارگيرد.